Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

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Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

Sie möchten in einem zukunftsorientierten Unternehmen arbeiten? Sie begeistern sich für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur? Erasmus+, Digitalisierung, Stipendienprogramme, Kultur- und Wissenschaftsvermittlung und Bildungskooperation klingen für Sie spannend? Dann sind Sie bei uns richtig!

Wir sind der OeAD, Österreichs Agentur für Bildung und Internationalisierung. Mit über 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beraten, fördern und vernetzen wir Menschen und Institutionen in Österreich, Europa und internationalen Schwerpunktländern.

Die Abteilung Internationale Hochschulkooperation (IHK) ist im OeAD für die Abwicklung von EU- und national finanzierten Stipendien- und Förderprogrammen im Hochschulbereich zuständig. Neben Einzelmobilitäten - Incoming und Outgoing - werden auch europäische und weltweit ausgerichtete Kooperationsprojekte gefördert. Informations- und Beratungsaktivitäten, die Positionierung des österreichischen Hochschulstandorts weltweit, sowie weitere Initiativen ergänzen das Portfolio der Abteilung.

Das erwartet Sie

* Sie verantworten die organisatorische und inhaltliche Unterstützung des Abteilungsleiters.
* Sie sind mit dem Aufgabenportfolio der Abteilung vertraut und erstellen Unterlagen, Präsentationen und Informationen in deutscher und englischer Sprache.
* Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen der Abteilungsleitung und den Fachbereichen der Abteilung und sind auch Kommunikations- und Informationsschnittstelle zur Geschäftsführung des OeAD.
* Sie haben Freude an der Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Seminaren.
* Sie pflegen den Kontakt mit Hochschuleinrichtungen, Bundesministerien und anderen Stakeholdern.
* Sie kümmern sich um Terminverwaltung und -koordination sowie um die Reiseplanung.
* Die Organisation von Sitzungen sowie die Protokollführung zählen ebenfalls zu Ihren Aufgaben.

Das bringen Sie mit

* Sie verfügen über einen Hochschulabschluss oder Matura mit beruflicher Erfahrung bzw. Studienerfahrung.
* Einschlägige Berufserfahrung ist für Sie und für uns von Vorteil.
* Sie haben gute Kenntnisse des österreichischen Hochschulsystems und arbeiten gerne in einem internationalen Umfeld.
* Sie haben sehr gute Deutsch- (Level C1, GER) und gute Englischkenntnisse (Level B2, GER).
* Sie bringen Erfahrung in der Nutzung von Social Media sowie sehr gutes Zahlenverständnis mit und beherrschen die gängigen MS-Office-Anwendungen Word, Excel und Power Point.
* Gute Kenntnisse digitaler Kommunikationstools (MS Teams, Zoom, Messanging Tools etc.) ergänzen Ihr Portfolio.
* Sie arbeiten selbstständig und organisiert und sind dabei mitdenkend, flexibel, einsatzfreudig und engagiert.
* Sorgfalt, Genauigkeit und strukturiertes Arbeiten sind Ihnen gut vertraut.
* Sie haben ausgezeichnete Umgangsformen und auf ein freundliches, gepflegtes Auftreten legen Sie besonderen Wert.

Das bieten wir Ihnen

* Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Vollzeittätigkeit im Ausmaß von 37,5 Wochenstunden und mit einem Gehalt ab 3.239,70 Euro brutto/Monat (Überzahlung je nach einschlägiger Berufserfahrung).
* Ein Arbeitsbeginn ist ab August 2024 möglich.
* Nach einer Einarbeitungszeit wird ein unbefristetes Dienstverhältnis angestrebt.
* Durch unser Gleitzeitmodell sowie die Möglichkeit zum Homeoffice wird Ihnen ein flexibles Arbeiten ermöglicht.
* Laufende interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Ihre Entwicklung im OeAD.
* Im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung können Sie diverse Angebote nützen (z.B. Yoga, Rückentraining, Gesundheitsvorträge, frisches Obst).
* Das Büro befindet sich in zentraler Lage in Wien und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Bewerbung von Menschen mit Behinderung ausdrücklich erwünscht