Assistent/in für Officeverwaltung (m/w/d)

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Assistent/in für Officeverwaltung

CBRE Global Workplace Solutions ist weltweit der größte Anbieter von integriertem Facility- und Projektmanagement sowie Immobiliendienstleistungen. Das Team entwickelt ganzheitliche Lösungen, damit Kunden Betriebskosten senken, Risiken minimieren, Flächen effektiver nutzen und Arbeitsumgebungen innovativer gestalten können. Von diesen exklusiven, globalen Rahmenverträgen und weiteren Synergien aus dem CBRE-Portfolio machen bereits zahlreiche Kunden Gebrauch. Allein in Österreich betreut man mehr als 160 Standorte speziell in den Bereichen Technologie, Life Science, Finanz, Industrie, Oil & Gas und Automotive.

Für die Betreuung eines internationalen Accounts in Wien suchen wir per sofort einen:

Assistent/in für Officeverwaltung (m/w/d) Vollzeit (40h/Woche)

WAS SIE BEI UNS BEWEGEN KÖNNEN

* Gewährleistung eines freundlichen und kompetenten Begrüßungsservice von Gästen und
* Besuchern sowie Einweisung von Lieferanten
* Bearbeitung von Kundenanfragen, um einen hochwertigen Service zu garantieren
* Tägliche Überwachung der Abläufe in der Büroumgebung und Ermittlung von Maßnahmen bei Abweichungen
* Allgemeine Büroarbeiten wie Telefondienst, E-Mail-Weiterleitung und -Bearbeitung, Abwicklung der Ein- und Ausgangspost
* Bestandsprüfung und Bestellung von Büromaterialien und Verbrauchsmaterialien
* Administration der Konferenzräume, sowie Verwaltung des Konferenzraumequipments
* Unterstützung bei der Bestellung von Catering für Meetings oder größere Veranstaltungen
* Sicherstellung und Umsetzung von Anfragen zur Überprüfung standortspezifischer Gegebenheiten
* Erstunterweisung von Dienstleistern gemäß vorgegebener Arbeitssicherheitsrichtlinien
* Meldung und Protokollierung von Mängeln, die über kleine Maßnahmen vor Ort hinausgehen
* Unterstützung bei regelmäßigen Berichterstattungen und Auswertung von Kennzahlen
* Administrative Unterstützung des Objektleiters
* Koordination der Arbeitsaufträge zwischen Dienstleistern und Technikern
* Erstunterweisung von Dienstleistern gemäß vorgegebener Arbeitssicherheitsrichtlinien
* Abstimmung von Rechnungen, sowie deren Überwachung und Weiterleitung

WELCHE STÄRKEN SIE EINSETZEN

* Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung
* Idealerweise Erfahrung im Bereich Rezeption oder Assistenz
* Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsfähigkeit
* Gutes Allgemeinwissen, Organisations- und Koordinationstalent
* Teamfähigkeit, Engagement, sowie eine umsichtige und selbstständige Arbeitsweise
* Sicherer Umgang mit MS-Office
* Gute Deutsch- und Englischkenntnisse

WIR BIETEN

* Abwechslungsreiches und selbständiges Arbeiten
* Langfristiges Arbeitsverhältnis in kollegialem und motivierendem Umfeld
* Verschiedene Mitarbeiter Benefits
* Jahresbruttogehalt ab EUR 33.000 laut Kollektivvertrag- (bei 40h) - Bereitschaft zur Überzahlung in Abhängigkeit von Ihrem Qualifikationsprofil
* Essenszulage
* Getränke
* Paten- & Mentoren-Programm
* Gute Anbindung
* Aus- und Weiterbildung
* Mitarbeiter-Events
* Mitarbeitervergünstigungen
* Mitarbeiterprämien

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie vorzugsweise online (bitte in einem PDF-File) per smart bewerben senden.

CBRE GWS Austria GmbH, Timea Vecsey-Daroczy BA MA; People Lead