Congress Project Manager (m/w/d)

OCEAiN GmbH ist das Head-Office von einer internationalen, dynamisch-erfolgreichen, medizinischen Non-Profit-Gesellschaft mit Fokus auf entzündlichen Darmerkrankungen (Inflammatory Bowel Disease, IBD). Wir betreuen alle Bereiche des Vereins- und Kongress-Managements betreut und veranstalten den jährlichen Kongress mit mehr als 8.000 Teilnehmern, der jedes Jahr im Februar/März stattfindet und zu den größten medizinischen Kongressen in Europa zählt.

Der folgende Kurzfilm (Link zum Video) zum 19. Kongress (der in Stockholm im Februar 2024 stattgefunden hat) sowie die Website verleihen einen detaillierten Einblick in unser aufregendes und dynamisches Arbeitsumfeld.

Dynamische und engagierte Mitarbeiter gesucht

Congress Project Manager

mit Arbeitssprache Englisch und Deutsch

Unsere Anforderungen:

* Berufserfahrung in Organisation und Management von (medizinischen) Kongressen in der Größe von min. 3,000 Kongressteilnehmern
* Kenntnisse der Meeting Industrie, von Compliance-Regulierungen und künftigen Herausforderungen im Bereich von technischen Entwicklungen bei Kongressen
* Ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachkenntnisse von Vorteil)
* Exzellente IT Kenntnisse (MS Office: Word, Excel, Power Point; Internet; E-mail; weitere IT Kenntnisse von Vorteil)
* Zehnfingersatz am Computer (250 Zeichen und 50 Wörter pro Minute)
* Mehrjährige Projektmanagement-Erfahrung, hohes Maß an Belastbarkeit und Flexibilitätsbereitschaft
* Eigeninitiative und Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten wie auch Fähigkeit über Aufgabenbereiche des ganzen Kongressteams den Überblick zu behalten
* Genauigkeit, Liebe zum Detail, Zuverlässigkeit, Kooperation mit dem Team und Einsatzfreude
* Exzellente Umgangsformen

Ihr Aufgabengebiet:

* Koordinierung des Sponsorship-Verkaufs
* Koordination und Management von ECCO's Firmenmitgliedern (Corporate Partners; pharmazeutische und Geräte-Industrie)
* Entwicklung und Erstellung des Kataloges für Aussteller und Sponsoren
* Koordination und Management der Industrieausstellung am Kongress (Verkauf von Ausstellungsfläche und Sponsor-Artikeln, Erstellung des Floorplans usw.)
* Korrespondenz und Verhandlung mit Convention Bureaus, Kongresszentren und allen Zulieferfirmen (internationale Ansprechpartner)
* Erstellung des jährlichen Kongress-Budgets
* Erstellung von Ausschreibungsunterlagen für künftige Kongresse
* Vor- und Nachbereitung von Site Inspections
* Management von Hotelkontingenten gemeinsam mit unserem Housing-Partner
* Koordination der wissenschaftlichen Programmerstellung (Kongress und Kurse am Kongress): Erstellung und Versand von Einladungen an Sprecher, Korrespondenz mit Sprechern
* Korrespondenz mit Mitgliedern des Programmkomitees und Kursteilnehmern inkl. Abstract Handling
* Einreichung für CME-Akkreditierung (Kongress und Kurse am Kongress)
* Vorbereitungen von Powerpoint-Präsentationen
* Beantwortung allgemeiner E-mail-Anfragen zum Kongress und den Kursen
* Erstellung von Meeting-Protokollen auf Englisch
* Koordination von Onsite-Personal für den Kongress
* Erstellung von Print- und Online-Publikationen (Kongressprogramme, Werbematerial usw.) sowie einzelner Website-Bereiche
* Gesamtüberblick und Unterstützung aller Kongress-relevanten Aufgaben
* On-site Management
* Rasche Evaluierung und Nachbearbeitung des Kongresses inkl. Statistiken

Was wir nicht bieten können:

* Eine Routine-Position ohne Herausforderungen, die keinen Einsatz und kein Engagement benötigt.

Wir bieten:

* Eine Position mit abwechslungsreichen Tätigkeiten in einem spannenden und herausfordernden Umfeld in einem jungen, internationalen, dienstleistungsorientierten und hoch motivierten Team.
* Gehalt wird je nach Ausbildung und Berufserfahrung angepasst. Es kommt der Kollektivvertrag von Werbung und Marktkommunikation" zu Geltung.
* Saisonabhängige zeitliche Flexibilität: je nach Arbeitsintensität kann an 4 oder 5 Tagen in der Woche gearbeitet werden

Wenn Sie an dieser Position in unserem dynamischen Team interessiert sind und diese einmalige Herausforderung im Non-Profit Sektor annehmen möchten, senden Sie Ihr englisches Bewerbungsschreiben samt CV, Gehaltsvorstellung (brutto) und Foto bitte per smart bewerben.

OCEAiN GmbH
Mag. Nicole Eichinger, ECCO Executive Director/CEO
www.ecco-ibd.eu

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!