VERWALTUNGSASSISTENTIN/ EINES VERWALTUNGSASSISTENTEN (m/w/d)

Wien, 13. September 2024

STELLENAUSSCHREIBUNG Nr. 02/2024

AUSWAHLVERFAHREN FUER DIE STELLE EINER VERWALTUNGSASSISTENTIN/ EINES VERWALTUNGSASSISTENTEN

Die Auswahlkommisson, ernannt vom brasilianischen Botschafter in Wien, in Ausübung seines Amtes, veröffentlicht hiermit, dass die Bewerbungen für die Stelle einer (1) Verwaltungsassistentin / eines (1) Verwaltungsassistenten (AA), laut Dekret 1.570, vom 21.07.1995, und der Verordnung vom 12. September 1995, des brasilianischen Außenministeriums, unter folgenden Vertragsbedingungen eröffnet sind:

1. Position und Aufgabenbereich

1.1. Die vorliegende Ausschreibung regelt die Auswahl einer Verwaltungsassistentin / eines Verwaltungsassistenten für die Stelle in der Kanzlei der Botschaft von Brasilien in Wien, in 1010 Wien, Pestalozzigasse 4.

1.2. Die Tätigkeitsbereiche umfassen sämtliche Bereiche der Kanzlei, wie die der Verwaltungs-, Konsular-, Kultur- und der Multilateralen Abteilung. Die Zuständigkeiten inkludieren wie folgt:

• Unterstützung bei Verwaltungstätigkeiten der Botschaft und der offiziellen Residenz, wie Einholung von Preisangeboten, Kontaktaufnahme mit Dienstleistungsunternehmen, Einkäufe, Verträge, Beaufsichtigung von Routinetätigkeiten, Beaufsichtigung der Fahrzeuge, Personalwesen, Lagerwesen, das Verfassen von Dokumenten und offiziellen Schriftstücken, Sekretariatstätigkeiten, und andere;

• Parteienverkehrstätigkeiten in der Konsularabteilung;

• Organisation und Teilnahme an kulturellen Veranstaltungen, die von der Botschaft unterstützt oder organisiert werden;

• Unterstützung bei Verwaltungstätigkeiten der Ständigen Vertretung bei den Internationalen Organisationen der Vereinten Nationen (UNO) in Wien.

1.2.1. Die/der Angestellte kann, wenn verlangt, andere Aufgaben in der selben Kategorie (der Verwaltungsassistenz) zugeteilt bekommen.

1.3. Die Arbeitszeit der/des Angestellten wird 40 Wochenstunden betragen, im Zeitraum von Montag bis Freitag.

1.4. Die/der Angestellte wird ihren/seinen Aufgabenbereich in erster Linie in der Kanzlei der Botschaft von Brasilien in Wien ausüben. Außerdem kann die Teilnahme an Events außerhalb der Botschaft und außerhalb Wiens verlangt werden.

1.5. Die Bezahlung beträgt 2.262,09 Euro (zweitausend zweihundert zweiundsechzig Euro und neun Eurocent) brutto monatlich. Dieser Betrag umfasst die von der österreichischen Gesetzgebung vorgesehenen Sonderzahlungen.

2. Bewerbungen

2.1. Gemäß der geltenden Gesetzeslage wird die Verwaltungsassistentin / der Verwaltungsassistent, mit brasilianischer Staatsbürgerschaft oder nicht, als Lokalangestellte/-r mit vertraglich festgehaltenen Dienstleistungen aufgenommen, die voraussetzen, dass die Kandidatin / der Kandidat mit den Lebensumständen, den Gepflogenheiten und Bräuchen des Landes Österreich vertraut ist. Das vorliegende Auswahlverfahren ist keine öffentliche Ausschreibung und die Anstellung in der Verwaltungsassistenz bekleidet kein öffentliches Amt und auch keine öffentliche Stelle.

2.2. Das Arbeitsverhältnis unterliegt österreichischem Arbeitsrecht.

2.3. Die Probezeit wird einen Monat betragen.

2.4. Bewerbungen für das Auswahlverfahren zum Verwaltungsassistenten sind möglich für Personen, die das 18. Lebensjahr vollendet haben, eine höhere Schulbildung abgeschlossen haben, und die einen ordentlichen Aufenthalt und eine Arbeitsgenehmigung für den österreichischen Arbeitsmarkt nachweisen können. Außerdem sollten sie der deutschen und englischen Sprache mächtig sein, die Beherrschung der portugiesischen oder spanischen Sprache wäre wünschenswert, ist aber kein Voraussetzungskriterium für die ausgeschriebene Stelle.

2.5. Berufserfahrung wird bevorzugt.

2.6. Interessierte senden an die Verwaltungsabteilung der Botschaft von Brasilien in Wien, Pestalozzigasse 4/2, 1010 Wien, bis zum 15. Oktober 2024, 17:00 Uhr, die folgenden Unterlagen in einfacher Kopie. Alternativ kann die Übersendung der Dokumente auch elektronisch an erfolgen:

I.) Detaillierter Lebenslauf, in deutscher oder englischer Sprache, aus dem zu entnehmen ist: Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsbürgerschaft, Wohnort, Telefonnummer, private e-mail, Schulabschluss und eine kurze Zusammenfassung der Berufserfahrung;

II.) Hochschulabschlusszeugnis (Diplom);

III.) Kopie des gültigen Personalausweises (Reisepass);

IV.) Auszug aus dem polizeilichen Melderegister (polizeiliches Führungszeugnis), nicht älter als drei Monate;

V.) Kopie eines gültigen Visums oder eines Lichtbildausweises für Brasilianer oder EU-Ausländer, das den ordentlichen Wohnsitz und eine gültige Arbeitsbewilligung für Österreich beweist (für Kandidaten/-innen, die nicht Österreicher/-innen sind);

VI.) Brasilianer/-innen müssen außerdem folgende Dokumente vorlegen:

a) Erklärung, dass der Kandidat / die Kandidatin sich dessen bewußt ist, dass er / sie sich nicht für eine öffentliche Dienststelle oder ein öffentliches Amt bewirbt, die dem brasilianischen Rechtssystem unterliegen;

b) Nachweis über die Einhaltung der Wahlverpflichtung;

c) Erklärung, dass Sie keinen aktiven Beamtenstatus innehaben und dass Sie keine Entlohnung von der brasilianischen Regierung erhalten (im Anmeldeformular enthalten);

d) für männliche brasilianische Kandidaten: Nachweis über regulär geleisteten Wehrdienst;

2.7. Dokumente, die nach dem Ablaufdatum, wie unter Punkt 2.6 beschrieben, eintreffen werden nicht begutachtet. Das Selbe gilt für jene Kandidaten, die die geforderten Unterlagen dieser Ausschreibung nicht vollständig vorlegen; diese werden aus dem Bewerbungsverfahren ausgeschlossen.

2.8. Die brasilianische Botschaft in Wien bietet keine Unterstützung zu Erhalt eines Visums für diese Stelle. Jene Kandidaten, ohne österreichische Staatsbürgerschaft, müssen bereits über eine Vollzeitarbeitserlaubnis verfügen.

3. Auswahlverfahren

3.1. Das Auswahlverfahren wird von der Auswahlkommission durchgeführt und besteht aus drei Etappen. Die Erste besteht aus der Prüfung der Lebensläufe und der jeweiligen Unterlagen im Ausscheidungsverfahren. Die Zweite aus der schriftlichen Prüfung im Ausscheidungsverfahren und die dritte Etappe besteht aus dem persönlichen Vorstellungsgespräch.

3.2. Während der ersten Etappe, der Prüfung der Lebensläufe, behält sich die Ausswahlkommission das Recht vor, basierend auf den eingereichten Dokumenten, jene Kandidaten abzulehnen, deren Qualifikationen nicht zur angebotenen Stelle passen.

3.3. Bei der Begutachtung der Lebensläufe, wird die Auswahlkommission sich auf folgende Kriterien stützen: Ausbildung, Berufserfahrung und Eignungsprofil für die Stelle.

3.3.1. Ausbildung (8 Punkte). Zusatzpunkte erhalten jene Kandidaten mit spezifischer Ausbildung im Bereich Verwaltung, Buchhaltung, Informatik oder Exekutivsekretariat, auf akademischem oder höherem technischen Niveau. Abgelegte Kurse und Zeugnisse werden ebenso positiv bewertet und müssen dokumentiert sein.

3.3.2. Berufserfahrung (5 Punkte). Zusatzpunkte erhalten jene Kandidaten, die Erfahrung in Büros, Botschaften und Firmen aufweisen. Empfehlungsschreiben müssen Informationen zur Kontaktaufnahme enthalten.

3.3.3. Eignung für die Stelle (7 Punkte). Zusatzpunkte erhalten jene Kandidaten, die Portugiesisch und andere Sprachen sprechen, sowie andere Angaben im Lebenslauf enthalten, die von der Auswahlkommission als vorteilhaft für die Ausübung des Aufgabenbereichs erachtet werden.

3.4. Die bei der Prüfung der Dokumente ausgewählten Kandidaten/Kandidatinnen werden zur schriftlichen Prüfung geladen. Wahrscheinlich wird am 18. Oktober 2024 die Liste der Kandidaten für die schriftliche Prüfung veröffentlicht.

3.5. Die zweite Etappe, die schriftliche Prüfung, wird voraussichtlich am 25. Oktober 2024 in der Botschaft von Brasilien in Wien stattfinden. Die Fragen sind in englischer und deutscher Sprache zu beantworten.

3.5.1. Die Liste mit den Beurteilungen der schriftlichen Prüfung wird auf der offiziellen Seite der Botschaft wahrscheinlich am 29. Oktober 2024 veröffentlicht.

3.5.2. Die Kandidatin oder der Kandidat kann eine Überprüfung der schriftlichen Prüfung beantragen und Widerspruch ohne aufschiebende Wirkung einlegen. Einsprüche müssen innerhalb von zwei Werktagen nach Bekanntgabe des Ergebnisses per E-Mail

3.5.3. Die letztendliche Entscheidung der Auswahlkommission über die Einsprüche ist souverän und endgültig, daher gibt es keinen Einspruch gegen das Ergebnis eines Einspruchs.

3.6. Die dritte Etappe, das Vorstellungsgespräch, wird vorraussichtlich am 4. November 2024 stattfinden.

3.7. Während der Vorstellungsgespräche (50 Punkte) und in schriftlichen Tests (30 Punkte) werden Aspekte wie Eignung für die Stelle, Organisationsfähigkeit und Befolgung von Anweisungen, Höflichkeit, persönlicher Umgang mit Arbeitskollegen und Vorgesetzten, Motivation für die Tätigkeit, Sprachkenntnisse, Verfassen von Texten in englischer und deutscher Sprache, korrekte und angemessene Ausdrucksform, analytisches Vermögen, Klarheit und Schlüssigkeit in der Ideenentwicklung in schriftlicher und mündlicher Form, Kenntnisse kommunikationstechnischer Hilfsmittel, (insbesondere Tabellenkalkulation) und andere beurteilt.

3.8. Die letztendliche Gesamtnote des Kandidaten / der Kandidatin, für die Reihung, ergibt sich aus der Summe der erreichten Punktezahl aus der Begutachtung des Lebenslaufs, den schriftlichen Tests und dem Vorstellungsgespräch, die zusammen eine maximale Punktezahl von 100 (einhundert) Punkten ergibt.

4. Allgemeines

4.1. Die Entscheidung der Auswahlkommission wird auf der Website der Botschaft bei Abschluss des Auswahlverfahrens wahrscheinlich am 8. November 2024 verlautbart werden.

4.2. Das Ergebnis dieses Auswahlverfahrens bleibt ab der Verlautbarung gerechnet ein Jahr lang gültig. Während dieses Zeitraums werden die ausgewählten Kanditaten von der Botschaft in Evidenz gehalten, und können unter Beachtung der Reihenfolge der Bewertung, gerufen werden, wenn in derselben Stellenkategorie vorübergehend oder dauerhaft neue Stellen zu besetzen sind.

4.3. Nach Bekanntgabe des Ergebnisses wird der/die erstplatzierte Kandidat/-in von der Auswahlkommission aufgefordert, innerhalb von höchstens drei Werktagen in die Kanzlei der Botschaft zu kommen, ein Atest über die physische und psychische Eignung für die Stelle vorzulegen, einen Nachweis der Anmeldung bei der örtlichen Sozialversicherung (Krankenkasse) oder der Unmöglichkeit des Beitritts zu dieser, und eine eigenhändige Erklärung, dass der/die Kandidat/-in kein öffentliches Amt ausübt oder eine öffentliche Funktion innehat, wenn er/sie Brasilianer/-in ist.

4.4. Die Einstellung des erstplatzierten Kandidaten, zunächst für die Probezeit, wird wirksam, sobald die Formalitäten erledigt sind und die für die Einstellung erforderlichen Unterlagen vorliegen.

4.5. Im Falle des Rücktritts oder der Nichteinhaltung der Einstellungsbedingungen gilt der/die Kandidat/-in als aus dem Auswahlverfahren ausgeschlossen und der zweitplatzierte Kandidat wird zur Besetzung der freien Stelle gerufen.

4.6. Vorkommnisse, die nicht von dieser Ausschreibung erfasst sind, werden von der Auswahlkommission geregelt.

Viena, 13 de setembro de 2024

EDITAL n 02/2024

PROCESSO SELETIVO PARA A CONTRATAO DE UM(A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO(A)

A Comisso de Seleo, designada pelo Embaixador do Brasil em Viena, no uso de sua competncia, torna pblico que estaro abertas inscries para processo seletivo com vistas ao preenchimento de uma (1) vaga para o cargo de auxiliar administrativo(a) (AA), na forma do Decreto 1.570, de 21/7/1995, e da Portaria de 12 de setembro de 1995, do Ministrio das Relaes Exteriores, e nos seguintes termos:

1. Cargo e funo

1.1. O Presente Edital rege a seleo de Auxiliar Administrativo(a), para exerccio de funes na chancelaria da Embaixada do Brasil em Viena, localizada em Pestalozzigasse 4, 1010, Viena.

1.2. O cargo ser exercido em quaisquer dos setores da embaixada, tais como administrao, consular, cultural e multilateral. As responsabilidades incluem:

• Apoio em tarefas administrativas e de manuteno da Embaixada e da Residncia Oficial, como tomada de preos, contato com prestadores de servio, compras, contratos, acompanhamento de rotinas, controle de veculos, recursos humanos, controle de almoxarifado, redao de documentos e expedientes oficiais, secretariado e outras;

• Atendimento ao pblico como agente consular;

• Organizao e participao nos eventos culturais apoiados ou organizados pela Embaixada, e

• Apoio administrativo junto aos rgos da ONU com sede em Viena.

1.2.1. O(a) contratado(a) poder, sempre que necessrio, exercer e ocupar outras funes compreendidas dentro da mesma categoria de emprego (auxiliar administrativo).

1.3. O(a) candidato(a) selecionado(a) dever cumprir horrio de trabalho de segunda a sexta-feira, em regime de 40 horas semanais.

1.4. O(a) contratado(a) exercer suas atividades prioritariamente nas dependncias da Embaixada do Brasil em Viena. Poder tambm ocorrer a participao em eventos externos e em misses a localidades fora de Viena.

1.5. A remunerao mensal bruta do(a) Auxiliar Administrativo(a) ser de 2.262,09 (dois mil, duzentos e sessenta e dois euros e nove centavos), valor que compreende os benefcios trabalhistas previstos pela legislao austraca.

2. Candidaturas

2.1 Nos termos da legislao em vigor, o(a) auxiliar administrativo(a) a pessoa, brasileira ou estrangeira, admitida localmente para prestar servios, a serem definidos em contrato, que exijam familiaridade com as condies de vida, os usos e os costumes da ustria. O presente processo seletivo no se configura concurso pblico e o emprego de auxiliar administrativo no caracteriza cargo pblico nem funo pblica.

2.2. As relaes de trabalho so regidas pelas leis trabalhistas da Repblica da ustria.

2.3. Haver perodo inicial de experincia, com durao de um ms.

2.4. Podero inscrever-se para o processo seletivo de contratao de Auxiliar Administrativo(a) pessoas maiores de 18 anos, com nvel superior de escolaridade (em qualquer rea de formao), que comprovem situao regular de residncia e de permisso legal para o exerccio de atividade remunerada na ustria, e que tenham conhecimento avanado dos idiomas alemo e ingls. O domnio dos idiomas portugus ou espanhol, embora desejvel, no ser exigido para o cargo.

2.5. prefervel experincia prvia de trabalho.

2.6. Os(as) interessados(as) devero enviar ao Setor de Administrao da Embaixada do Brasil em Viena, situado em Pestalozzigasse 4/2, 1010, at a data de 15 de outubro de 2024, s 17h00, os seguintes documentos (cpia simples). Alternativamente, o envio poder ser feito para o correio eletrnico .

i. curriculum vitae detalhado, em lngua portuguesa, alem ou inglesa, em que devero constar: nome completo, data e local de nascimento, filiao, local de residncia, telefone de contato, e-mail pessoal, nvel de escolaridade e breve histrico com a experincia profissional do(a) candidato(a);

ii. diploma de nvel superior;

iii. cpia do documento de identidade;

iv. certido negativa de antecedentes criminais vlida e expedida h no mais do que tres meses;

v. se brasileiro(a) ou de nacionalidade de terceiro pas, comprovante de situao regular de residncia e de permisso legal para o exerccio de atividade remunerada na Repblica da ustria;

vi. se brasileiro(a), apresentar tambm:

a) declarao de que est ciente de que o emprego a que est concorrendo no se confunde com emprego ou funo pblica regidos pelo ordenamento jurdico brasileiro;

b) certido de quitao eleitoral;

c) declarao de que no servidor(a) pblico(a) ativo(a) e de que no recebe remunerao do governo brasileiro (contida no formulrio de inscrio); e

d) se do sexo masculino, documento que comprove a regularidade no servio militar brasileiro.

2.7. A documentao encaminhada aps do prazo constante no item 2.6 ser desconsiderada. Igualmente, apenas sero considerados(as) aptos(as) os(as) candidatos(as) que apresentarem a relao completa de documentos elencada neste edital.

2.8. A Embaixada do Brasil em Viena no patrocinar visto para este emprego. Caso o(a) candidato(a) no seja nacional austraco(a), dever ter visto que permita trabalho no pas em tempo integral.

3. Processo Seletivo

3.1. O processo seletivo ser conduzido por Comisso de Seleo e composto de trs etapas, todas de carter eliminatrio e classificatrio. A primeira etapa consiste na anlise de currculos e documentao. A segunda etapa consiste em provas escritas. A terceira etapa ser entrevista individual.

3.2. Na fase de anlise curricular, a Comisso de Seleo reserva-se o direito de, com base na documentao apresentada, indeferir a inscrio do(a) candidato(a) cujas qualificaes no julgar compatveis com o emprego oferecido.

3.3. Na anlise de currculos, a Comisso de Seleo levar em considerao os seguintes critrios: formao; experincia laboral; e adequao do perfil ao cargo.

3.3.1. Formao (8 pontos). Recebero pontuao adicional candidatos(as) com formao especfica em direito, administrao, cincias contbeis, tecnologia da informao ou secretariado executivo, de carter acadmico ou tcnico-profissional. Cursos e certificados sero considerados positivamente e devero ser comprovados por documentao.

3.3.2. Experincia (5 pontos). Recebero pontuao adicional candidatos(as) com experincia prvia em escritrios, embaixadas e empresas, entre outras. Eventuais cartas de recomendao apresentadas devem indicar informaes de contato.

3.3.3. Adequao para o cargo (7 pontos). Recebero pontuao adicional candidatos(as) com conhecimento de lngua portuguesa e outros idiomas, bem como outros pontos do currculo considerados desejveis pela Comisso de Seleo para o desempenho do cargo.

3.4. Os(as) candidatos(as) selecionados(as) na anlise de documentos sero convidados(as) para a etapa de provas escritas, em lista publicada na data provvel de 18 de outubro de 2024.

3.5. A etapa de prova escrita ser realizada, tentativamente, no dia 25 de outubro de 2024, na Embaixada do Brasil em Viena. As questes devero ser respondidas em ingls e alemo.

3.5.1. A lista com as notas da prova escrita ser divulgada na pagina oficial da Embaixada , na data provvel de 29 de outubro de 2024.

3.5.2. Ser permitido ao() candidato(a) solicitar reviso da prova escrita e interpor recurso sem efeito suspensivo. A interposio de recursos deve ser realizada dentro do prazo de dois dias teis aps a divulgao do resultado e deve ser enviada por mensagem de correio eletrnico.

3.5.3. A deciso final da Comisso de Seleo sobre os recursos ser soberana e definitiva, no existindo, desta forma, recurso contra resultado de recurso.

3.6. A terceira etapa (entrevistas) dever ocorrer, provavelmente, em 4 de novembro de 2024.

3.7. Nas entrevistas (50 pontos) e nas provas escritas (30 pontos), sero avaliados aspectos como aptido ao cargo, capacidade de organizao e de cumprimento de instrues, urbanidade, trato pessoal com colegas de trabalho e superiores hierrquicos, grau de motivao para o emprego, domnio de idiomas, redao de textos nos idiomas ingls e alemo, linguagem formal correta e adequada, capacidade analtica, clareza e coeso no desenvolvimento de ideias, nas formas escrita e oral, conhecimento de ferramentas de tecnologia de comunicao (em especial, planilhas) e outros.

3.8. A nota final geral do(a) candidato(a), para fins de classificao, ser a soma das notas da anlise de currculo, das provas escritas e da entrevista, o que totaliza pontuao mxima de 100 (cem) pontos.

4. Disposies Finais

4.1. A deciso da Comisso de Seleo ser publicada na pgina eletrnica da Embaixada na data provvel de 8 de novembro de 2024.

4.2. O resultado do corrente processo seletivo ter validade de um ano, a partir da data de sua publicao. Durante este perodo, os(as) candidatos(as) aprovados(as) comporo o cadastro de reserva do posto e podero ser convocados(as), respeitada a ordem de classificao, caso surjam novas vagas, ao longo do ano, na mesma categoria de emprego, seja em carter temporrio ou permanente.

4.3. Aps a divulgao do resultado, o(a) candidato(a) classificado(a) em 1 lugar ser convocado(a) pela Comisso de Seleo para apresentar-se, no prazo mximo de trs dias corridos, com o atestado de aptido fsica ou mental para o emprego; comprovante de inscrio junto ao sistema previdencirio local (ou de impossibilidade de filiao); e declarao de prprio punho de que no ocupa cargo ou funo de natureza pblica, caso seja brasileiro(a).

4.4. A contratao do(a) candidato(a) classificado(a) em 1 lugar para o perodo inicial probatrio ser efetivada to logo cumpridos os trmites e apresentada a documentao necessria para a sua admisso.

4.5. Em caso de desistncia ou do no-cumprimento das condies, o(a) candidato(a) ser considerado eliminado(a) do processo seletivo, sendo convocado(a) outro(a) candidato(a) aprovado(a) para preencher a vaga, respeitada a ordem de classificao.

4.6. Casos no previstos neste edital sero resolvidos pela Comisso de Seleo.