Für meine ergotherapeutische Kinderpraxis in der Wiesenstadt Alt-Erlaa, die heuer ihr 30-jähriges Bestehen feiert, suche ich eine:n Office Manager:in. Arbeitszeit 60-70% (bei 37 Wochenstunden).
Unser:e ideale:r Mitarbeiter:in
- Ist eine fröhliche, dynamische, kommunikative, lösungsorientierte und teamfähige Persönlichkeit, die eine positive, kooperative Atmosphäre schafft
- Hat idealerweise eine Ausbildung als Ordinationsassistent:in oder Ordinationsmanager:in und Erfahrung mit administrativen Tätigkeiten im Gesundheitswesen (Dies ist aber keine Bedingung.)
- Beherrscht Deutsch perfekt in Wort und Schrift und Englisch flussig in Wort und Schrift (Level B2)
- Hat Organisationstalent: organisiert die täglichen Abläufe systematisch und effizient und behält den Überblick
- Verfügt über sehr gute technische Kompetenzen: geht routiniert mit dem Computer und mit der üblichen Bürosoftware um: Tippen im 10-Finger-System, MS Office (Word incl. Serienbriefe, Excel), Adobe, Internet, Dropbox, Scannen etc. und ist interessiert an Neuerungen
- Hat außergewöhnlich gute Kommunikationsfähigkeiten (in Person, telefonisch und schriftlich): kommuniziert bemerkenswert freundlich, herzlich, einfühlsam und serviceorientiert mit Vorgesetzten, Kund:innen und Kolleg:innen
- Verfügt über hohe Leistungsmotivation, Eigenverantwortung und Problemlösekompetenz, sodass sie Aufgaben selbstständig erkennen, priorisieren und lösen kann.
- Ist multitasking-fähig und stressresistent, wenn viel los ist; kann gut Prioritäten setzen und zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln
- Identifiziert sich mit unserer Mission, Kindern und Familien zu helfen.
Das sind die Aufgaben:
Praxisorganisation und -verwaltung incl.
- Kommunikation, Telefonkontakte und Terminvereinbarungen
- Führung der Warteliste
- Terminkoordination und Auslastungsmanagement der Therapeut:innen in unserer Praxissoftware
- Kunden- und Personalverwaltung incl. Kontrolle der Arbeitszeitaufzeichnungen aus unserer Zeiterfassungssoftware
- Erstellen monatlicher Auslastungs- und Umsatzberichte aus unserer Praxissoftware
- Allgemeine Bürotätigkeiten
- Ressourcen- und Materialverwaltung incl. Verantwortung für die Ordnung der allgemeinen Praxisräume (Warteraum, Küche, Sanitärbereich)
Das bieten wir:
- Arbeiten in einem jungen, motivierten, kollegialen Team mit eine erfahrenen Leitung, das Freude an der Arbeit mit den Familien hat
- Einen besonders angenehmen, hellen, modern ausgestatteten Arbeitsplatz, der sehr gut öffentlich erreichbar ist (U6, div. Busse)
- Berücksichtigung individueller Wünsche bei der Arbeitszeit- und Urlaubsgestaltung
- Einschulung und Einarbeitung
- Unterstützung bei der Weiterbildung und beruflichen Weiterentwicklung
- Unbefristeter Angestelltenvertrag nach dem SWÖ-KV
- Die Entlohnung erfolgt nach dem SWÖ-Kollektivvertrag (als Vollzeit zählen 37 Wochenstunden), Einstufung in VG5
