Front Office & Executive Assistant (m/w/d)

Deine Chance, beruflich einen Beitrag zur Förderung eines nachhaltigen Zusammenlebens zu leisten, beginnt hier. Wir bieten Werkzeuge für kluge Entscheidungen, fördern lokale Vielfalt und stärken Gemeinschaft. Zum Nutzen Aller wollen wir die innovative Entwicklung von Gemeinden fördern, indem wir deren Gestalter mit zukunftsweisenden Lösungen vernetzen. Mit über 35 Jahren Erfahrung, in der Kommunikation mit Gemeinden in Österreich und Deutschland, ist KOMMUNAL führendes Medienhaus und Experte für die Zielgruppe der Gemeinden im deutschsprachigen Raum.

Front Office & Executive Assistant

(m/w/d) Vollzeit (37,5h)

Deine tragende Rolle:

In dieser abwechslungsreichen Position bist du die zentrale Anlaufstelle im Front Office und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation. Durch deine enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Partnern unterstützt du dabei, dass alle Prozesse effizient ablaufen und die Kommunikation reibungslos funktioniert. Du empfängst KundInnen und GeschäftspartnerInnen freundlich und professionell, koordinierst Termine, organisierst Reisen und behältst den Überblick. Du unterstützt die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und stellst sicher, dass alles rund läuft.

Dein Aufgabengebiet:

* Empfangs- und Telefonmanagement
* Terminkoordination und Reisebuchungen
* Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
* Projektunterstützung verschiedener Abteilungen
* Organisation interner Meetings und Mitarbeiterveranstaltungen
* Koordination Büroinfrastruktur und Facility Management
* Vertragsablage & Organisation der Archive
* Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Dein Profil:

* Ausbildung und/oder entsprechende Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, Assistenz der Geschäftsführung oder Office Management
* Sorgfältige, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise
* Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und effektives Zeitmanagement
* Proaktive Problemlösungsfähigkeiten
* Kundenfreundliches und gepflegtes Auftreten
* Flexibilität und Teamfähigkeit
* Versierter Umgang mit MS-Office
* Lernbereitschaft und Engagement
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Was dich erwartet:

* Abwechslungsreiches, eigenverantwortliches Aufgabengebiet in einem agilen und schnell wachsenden Unternehmen, sowie die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung
* Gelebte Start-Up Mentalität und trotzdem ein sicherer Arbeitsplatz beim seit 35 Jahren etablierten Marktführer
* Ein motiviertes, sympathisches Team, das Loyalität und Professionalität täglich lebt
* Arbeitsplatz im Herzen von Wien mit Blick auf den Volksgarten und sehr guter öffentlicher Anbindung

Für diese Stelle ist ein Bruttomonatsgehalt ab 2.500EUR Euro bei einer Vollzeitbeschäftigung (37,5 Std.) mit der Bereitschaft zur Überzahlung, die Qualifikation und Erfahrung berücksichtigt, vorgesehen.

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Deine Ansprechperson:

Rebecca Wenzl LL.B.
+43 (0)1/532 23 88-51