Sachbearbeiter*in (m/w/d)

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Sachbearbeiter*in

176 Veranstaltungsmanagement Beginndatum: 01.02.2025 Stundenausmaß: 20 Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa Stellen ID: 3235

Die Universität Wien ist mit derzeit fast 100.000 Studierenden und ca. 10.400 Mitarbeiter*innen einer der größten Arbeitgeber im Wiener Raum und die größte Forschung und Bildungsinstitution Österreichs.

Ihr persönlicher Spielraum:

Das Veranstaltungsmanagement ist die zentrale Drehscheibe für den Event- und Kongressbereich der Universität Wien. Jährlich finden in den Räumen der Universität Wien, zusätzlich zum regulären Lehrbetrieb, über 1.300 Veranstaltungen statt.

Das Veranstaltungsmanagement der Universität Wien sucht zur Verstärkung des bestehenden Teams ehestmöglich eine*n Angestellte*n

Kongresskoordinator*in

Ihre Aufgaben:

* Hotelkontingentverwaltung für vom Veranstaltungsmanagement betreute Veranstaltungen inkl. Erstellung der Online-Buchungsmöglichkeiten für Teilnehmer*innen und Korrespondenz mit den Hotels
* Firmenvereinbarung mit Hotels in Wien / Österreich und International (tw. in Kooperation mit der Bundesbeschaffungsgesellschaft) inkl. Verwaltung der Informationen auf der Website des Veranstaltungsmanagements
* Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten für bis zur Endabrechnung an Veranstalter*innen
* Unterstützung bei der technischen Umsetzung von Abstract-Einreichungen
* Unterstützung bei der Erstellung von Teilnehmer*innen-Unterlagen und Verwaltung der Kongressmaterialien (inkl. Vorbereitung von Materialbestellungen)
* Unterstützung bei der Zertifizierung von Veranstaltungen als Green Meeting / Green Event lt. Kriterien des Österreichischen Umweltzeichens
* Unterstützung bei der Betreuung von Veranstaltungen vor Ort (Hauptsaison Juli - September, inkl. vereinzelte Wochenenden)
* Erstellung der Veranstaltungs-Statistik

Ihr Profil:

* Erfahrung Hotelkontingentverwaltung (von Vorteil)
* Einschlägige Ausbildung und Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement
* Erfahrung in der Verwaltung von Eventverrechnungen (Verwaltung Angebote / Rechnungen)
* Ausgezeichnete Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse
* Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Excel, Word)
* Adobe Photoshop / Illustrator / InDesign (von Vorteil)
* Typo3-Kenntnisse (von Vorteil)
* Green Meeting / Green Event Zertifizierungs-Kenntnisse (von Vorteil)
* Hohe Kund*innen- und Ergebnisorientierung sowie Genauigkeit
* Organisation, Planung sowie hohe Flexibilität und sehr gutes Zeitmanagement
* Verantwortungsbereitschaft
* Sehr gutes situations- und funktionsgerechtes Auftreten sowie sehr gute Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten
* Selbstreflexion und Entwicklung- sowie Konfliktlösungsbereitschaft
* Diversitätssensibilität
* Hohe Teamfähigkeiten und Loyalität

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Flexible Präsenz und Homeoffice Regelung: Sie haben die Möglichkeit, Ihre Arbeitszeiten in Absprache mit Ihrem Team flexibel zu gestalten und bis zu 50% remote zu arbeiten.

Möglichkeiten zur Weiterbildung: Wir unterstützen aktiv Ihre persönliche und berufliche Entwicklung, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Fähigkeiten auszubauen und auf dem neuesten Stand zu bleiben. Wählen Sie aus einem umfangreichen, für Sie kostenfreien Kursangebot.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Vertrauen und Verantwortung: Wir setzen auf ein Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen und Eigenverantwortung basiert. Sie haben die Möglichkeit und den Freiraum, Ihre Ideen einzubringen und eigenständig an Projekten zu arbeiten.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.599,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Inspirierendes Arbeitsklima und Wertschätzung: Sie sind Teil eines engagierten, facettenreichen Teams mit flachen Hierarchien, das einen wertschätzenden Umgang miteinander pflegt und die Leistung des jeweils anderen anerkennt.

Ein Umfeld, das die ökologische, ökonomische und soziale Verantwortung für eine nachhaltige Gegenwart und Zukunft wahrnimmt: Sie arbeiten an der größten deutschsprachigen Universität, die Klimaneutralität bis 2030 anstrebt, seit Herbst 2021 Mitglied in der "Allianz Nachhaltige Universitäten" ist und neben der Intensivierung des Themas Nachhaltigkeit in Forschung und Lehre auch den eigenen Betrieb klimagerecht umgestaltet. In der DLE Veranstaltungsmanagement arbeiten Expert*innen für Green Meetings und Green Events, um auch hier Verantwortung zu übernehmen.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

* Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
* Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
* Weitere Unterlagen, wo notwendig
* Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Margarethe Jurenitsch

margarethe.jurenitsch@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 30.11.2024

Koordination & Management

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