Assistenz / Koordinator (m/w/d)

Die Montanuniversität Leoben ist eine moderne Lehr- und Forschungsstätte und bietet sehr gute Voraussetzungen für Karrieren in wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Berufsfeldern.

In der Service-Abteilung International Relations and European University gelangt die Stelle einer Assistenz und eines Koordinators (m/w/d) zur Besetzung.

Für diese Position ist gemäß dem Kollektivvertrag für Arbeitnehmer*innen (m/w/d) der Universitäten die Verwendungsgruppe IIIb (EUR 2.958,90 14x jährlich) vorgesehen, tatsächliche Einstufung erfolgt lt. anrechenbarer tätigkeitsspezifischer Vorerfahrung.

Vorgesehener Dienstantritt: ehestmöglich
Beschäftigungsdauer: unbefristet
Beschäftigungsausmaß in Wochenstunden: 40 h

Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen der Leiterin, internen Teams und internationalen Partnern und tragen entscheidend zu einem reibungslosen Ablauf.

Aufgabenbereich:

Kalender- und Terminmanagement

* Eigenverantwortliche Koordination und Verwaltung des Kalenders der Leiterin.
* Planung und Organisation von Terminen mit internationalen Stakeholdern, z.B. Rektoraten, Ministerien und der EU, sowie interne Terminlegungen.
* Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Erstellung relevanter Dokumente.
* Reiseplanung und -begleitung
* Organisation und Buchung von Reisen für die Leiterin sowie detaillierte Reisevorbereitung.
* Begleitung der Leiterin auf Reisen bei Bedarf, um die Kommunikation und Organisation vor Ort
* sicherzustellen.

Kommunikationsschnittstelle

* Agieren als zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen der Leiterin und internen Teams.
* Sicherstellen einer reibungslosen Kommunikation und diplomatischen Abstimmungen in Projekten.
* Externe Kommunikation
* Professionelle Kommunikation und Abstimmung mit internationalen Stakeholdern wie Rektoraten, Ministerien und der EU.
* Verantwortung für die inhaltliche Koordination und Vorbereitung der Kommunikation im Rahmen globaler Projekte.
* Erstellung von Präsentations- und Informationsunterlagen
* Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen und Informationsmaterialien in Abstimmung mit der Leiterin.
* Gestaltung und Aktualisierung von Unterlagen für strategische Meetings und Veranstaltungen.
* Recherchetätigkeiten
* Eigenverantwortliche Recherche und Analyse relevanter Informationen zur Unterstützung der strategischen Entscheidungen der Leiterin.
* Sammlung und Aufbereitung von Informationen zu relevanten internationalen Themen und Projekten.

Koordination internationaler Delegationen

* Organisation und Koordination von Delegationsbesuchen an der Universität, einschließlich Logistik und Ablaufplanung.
* Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern, um einen optimalen Ablauf und Austausch zu gewährleisten.

Projektmanagement und Sonderprojekte

* Durchführung und Nachverfolgung von Sonderprojekten im internationalen Kontext.
* Koordination der beteiligten Abteilungen und externen Partner, Budget-Monitoring sowie Erstellung von Fortschrittsberichten.

Anstellungsvoraussetzungen:

* Matura (kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau)
* Internationale Erfahrung von Vorteil
* Diplomatisches Kommunikationsgeschick: Fähigkeit zur professionellen und diplomatischen Kommunikation in komplexen und sensiblen Bereichen.
* Englischkenntnisse (C1)
* Vertraulichkeit und Integrität: Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und eine hohe Vertrauenswürdigkeit.
* Kenntnisse in der Nutzung von AI-Tools: Erfahrung im Umgang mit modernen AI-Tools zur Optimierung von Arbeitsprozessen und zur Effizienzsteigerung im Büroalltag.
* Sicherer Umgang mit MS Office: Fundierte Kenntnisse in Word, Excel und PowerPoint sowie idealerweise Erfahrung mit digitalen Projektmanagement-Tools.
* Persönliche Eigenschaften: Hohe organisatorische Fähigkeiten, Flexibilität und Belastbarkeit; gepflegte Umgangsformen und hohe Zuverlässigkeit

Wir bieten zahlreiche Benefits, unter anderem:

* Eine spannende neue Aufgabe im internationalen Kontext
* Ausgeprägter Handlungsspielraum und individueller Arbeitsbereich mit gestalterischen Möglichkeiten
* Ein modernes Arbeitsumfeld, flache Hierarchien, kollegiale Unternehmenskultur und angenehmes, informelles Betriebsklima
* Regelmäßige Weiterbildung
* Betriebliche Gesundheitsvorsorge
* Möglichkeit langfristige Ziele der Montanuniversität sinnstiftend mitzugestalten
* Gute öffentliche Erreichbarkeit mit Zug und Bus
* Flexible Arbeitszeit
* Arbeitsmedizinische Leistungen
* Gesundheitstag/Gesundheitsförderung
* Universitätssportprogramm
* Einkaufsvergünstigungen

Referenznummer: 2411APD
Ende der Bewerbungsfrist: 12.12.2024

Männliche Bewerber nur nach abgeschlossenem Präsenz-/Zivildienst.
Personen mit Behinderung oder chronischen Erkrankungen, die, die geforderten Qualifikationskriterien erfüllen, werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.
Um eine geschlechtsneutrale Formulierung zu gewährleisten, werden geschlechterspezifische Artikel, Pronomen und Adjektive im Text abgekürzt dargestellt.
Leider können die Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen, nicht vergütet werden. Die Aufnahmen erfolgen nach den Bestimmungen des Universitätsgesetzes 2002 (UG) und des Angestelltengesetzes.
Die Montanuniversität Leoben strebt eine Erhöhung des Frauenanteiles an und fordert deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Frauen werden bei gleicher Qualifikation wie der bestgeeignete Mitbewerber vorrangig aufgenommen.

Für Ihre Bewerbung verwenden Sie bitte unser Online Bewerbungsformular auf der Homepage:
https://www.unileoben.ac.at/jobs