Executive Assistant (m/w/d)

Als Medizintechnikhersteller bietet EXIAS innovative Analysegeräte, die in den Bereichen Point-of-Care und Labor zum Einsatz kommen. Zur Verstärkung unseres Teams mit Standort Graz suchen wir zum ehestmöglichen Eintritt eine/n

Executive Assistant (m/w/d)

Teilzeit 25-30h

Ihre Perspektive:

In dieser vielseitigen Position sind Sie wichtige Unterstützung unserer Geschäftsführung und sorgen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, MitarbeiterInnen und externen PartnerInnen übernehmen Sie eine Vielzahl an Aufgaben: Sie bringen Ihre Expertise und Begeisterung in den Bereichen Buchhaltung, Controlling und Officemanagement ein, organisieren Meetings, Reisen und Firmenevents und bereiten Berichte, Präsentationen und Statistiken eigenständig auf.

Ihre Aufgaben

* Administrative und organisatorische Unterstützung: Sie entlasten die Geschäftsführung im Alltag, organisieren Termine, Meetings und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
* Buchhaltung und Controlling: Sie übernehmen den Prozess von der Kontrolle der Eingangsrechnungen, über vorbereitende Buchhaltung bis hin zur Zusammenarbeit mit der externen Finanzbuchhaltung.
* Unterlagenaufbereitung: Sie erstellen eigenständig Protokolle, Berichte, Statistiken und Präsentationen präzise und aussagekräftig.
* Event- und Reiseorganisation: Von der Planung bis zur Durchführung Sie managen interne Firmenevents sowie Geschäftsreisen proaktiv und mit einem Blick fürs Detail.
* Officemanagement: Sie sorgen für Struktur und Organisation im Büroalltag und übernehmen Aufgaben des allgemeinen Büromanagements.
* Kommunikationsschnittstelle: Sie agieren als wichtige Verbindung zwischen Geschäftsführung, MitarbeiterInnen und externen PartnerInnen.
* Fördermanagement: Sie unterstützen uns bei der Recherche und Bearbeitung von Fördermöglichkeiten und Ausschreibungen.
* Mitarbeit im HR-Bereich: Sie helfen mit, wesentliche HR-Prozesse reibungslos zu gestalten.

Ihre Qualifikationen

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z.B. HAK, Bachelor in BWL oder vergleichbare Ausbildung
* Einschlägige Berufserfahrung im anspruchsvollen Assistenz-Bereich
* Versierter Umgang mit MS Office (Excel, PowerPoint, Word)
* Sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
* Problemlösungsorientierung, Belastbarkeit, Kommunikations- und Organisationsstärke
* Genaue, strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
* Teamfähigkeit

Ihre Benefits

* Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit in einem innovativen und zukunftsorientierten Unternehmen.
* Ein unterstützendes Team, das auf Zusammenarbeit und Wachstum setzt.
* Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
* Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeit.
* Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten zur Förderung Ihrer beruflichen und persönlichen Fähigkeiten.
* Gute öffentliche Verkehrsanbindung sowie kostenloser Parkplatz
* Hausinterne Kantine
* Mitarbeiter-Events

- Lernen Sie das Unternehmen EXIAS Medical und das Team näher kennen auf: www.exias-medical.com

Für die ausgeschriebene Stelle ist ein kollektivvertragliches Bruttomonatsgehalt (Basis: Vollzeit) von mindestens EUR 2.605,00 vorgesehen; Überzahlung je nach Qualifikation und Berufserfahrung möglich.

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EXIAS Medical GmbH
Mag. Madeleine Wilding
Kratkystraße 2
8020 Graz