Management Team Assistenz / Office Management (m/w/d)

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Office Management (w/m/d)

Start: Jederzeit Anstellung: Unbefristet Standort: Wien

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Du bist ein Organisationstalent, hast Freude daran, vielseitige Aufgaben zu übernehmen, und bringst eine Hands-on"-Mentalität mit? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir suchen eine offene und empathische Persönlichkeit, die unser Office Management sowie zahlreiche Projekte eigenständig und serviceorientiert gestaltet.

Über uns:

aneon solutions GmbH ist eine international tätige Unternehmensberatung, spezialisiert auf die Implementierung moderner Einkaufssoftwarelösungen. Mit unserer Expertise begleiten wir Kunden von der Anforderungsanalyse über die technische Implementierung bis hin zur vollständigen Einführung in die Organisation. Jetzt suchen wir dich, um unser Team weiter zu verstärken!

Deine Aufgaben

* Büromanagement: Ansprechpartner:in für alle Themen rund um Büro, Verpflegung, Hausverwaltung, Facility Management, Postbearbeitung und Empfang von externen Gästen (Partnermeetings, Kunden etc.)
* Eventorganisation: Planung und Durchführung von Weihnachtsfeiern, Retreats, Teamevents sowie die Initiierung und Umsetzung von neuen Projekten und Events
* Meetingkoordination: Unterstützung der Geschäftsführung bei Terminorganisation (z. B. Jahresplanung, Kundentermine) und Organisation von Meetings (inkl. Catering)
* Reisebuchungen: Planung und Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen für das Team sowie Kontrolle und Freigabe der Reisekostenabrechnungen
* Dokumentenmanagement: Ablage von Belegen und Rechnungen, Pflege von Stammdaten und Reporting auf Konzernebene
* Präsentationsvorbereitung: Erstellung von Unterlagen für Teammeetings, interne Themen und Events
* Interne Projekte: Verantwortung für interne Themen wie Ablagesysteme, Personalordner oder Teamaktivitäten
* Onboarding: Vorbereitung des Arbeitsplatzes sowie Empfang und Betreuung neuer Mitarbeitender am ersten Arbeitstag
* Marketing: Unterstützung bei Messevorbereitungen, Erstellung von Goodies, LinkedIn-Content, Pflege der Homepage und Success Stories

Dein Profil

* Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung, gerne auch als Wiedereinsteiger:in nach der Karenz
* Talent für Organisation und Kommunikation sowie eine lösungsorientierte, serviceorientierte und eigenständige Arbeitsweise
* Hands-on-Mentalität mit der Bereitschaft, aktiv anzupacken
* Offenheit, Empathie und Teamgeist
* Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Hervorragende Kenntnisse in MS Office

Was wir bieten

* Ein marktkonformes Jahresbruttogehalt auf Vollzeitbasis ab EUR 45.000 - je nach Qualifikation und Berufserfahrung ist eine Überbezahlung sowie variable Vergütung vorgesehen
* Möglichkeit, deine Stärken individuell einzubringen, ohne auf festgelegte Stellenbeschreibungen beschränkt zu sein
* Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, Du-Kultur und eine einzigartige Teamatmosphäre
* Höchste Flexibilität durch Vertrauensarbeitszeit, freie Sitzplatzwahl und Home-Office-Regelungen
* Ein modernes Büro in zentraler Lage der Wiener Innenstadt
* Regelmäßige Team-Events und internationale Firmenveranstaltungen

Klingt spannend?
Wir freuen uns dich kennenzulernen! Bewirb dich direkt mit einem Klick auf smart bewerben

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