Der waff ist DIE Anlaufstelle fürs Weiterkommen im Beruf. Wir unterstützen Wiener*innen bei ihrer beruflichen Entwicklung und Unternehmen bei der Qualifizierung und Weiterentwicklung ihres Personals sowie bei der Aufnahme von neuen Mitarbeiter*innen.
Das Büro der Geschäftsführung erweitert sich im Bereich Administration und bietet die Mitwirkung als Team-Assistent*in.
Team-Assistent*in
Büro der Geschäftsführung: Sekretariat, Assistenz, Office
Tätigkeitsfeld / Aufgaben
* Aktive administrative und organisatorische Unterstützung im Büro der Geschäftsführung, z.B. Korrespondenz, Telefonate, Ablage, Kalender-, Post- und E-Mail-Bearbeitung
* Terminmanagement und Kalenderkoordination, insbesondere für die Geschäftsführung und die Büroleitung
* Aufbereitung, Layoutierung und Zusammenführung von Unterlagen, Berichten und Präsentationen (in Word, Excel, Powerpoint)
* Planung, Koordination und Durchführung von Meetings und Sitzungen inklusive Vorbereitung (z.B. Erstellung von Handouts)
* Protokollführung und strukturierte Dokumentation von Sitzungen und Entscheidungen
* Kommunikationsdrehscheibe nach innen & außen sowie Ansprechpartner*in für Kooperationspartner*innen
* Sicherstellung der Erreichbarkeit durch professionelles Telefon- und E-Mail-Management
* Verwaltung von Ressourcen für Bewirtung und Materialbeschaffung inkl. Abrechnungen
* Vertretung und enge Zusammenarbeit im Administrationsteam
* Kontinuierliche Optimierung und Pflege digitaler Ordnungssysteme
* Verantwortung für den vertrauensvollen Umgang mit Informationen
Anforderungen
* Abgeschlossene betriebswirtschaftliche Ausbildung, kaufmännische Matura von Vorteil
* 2-3 Jahre Berufserfahrung als (Team-) Assistent*in
* Exzellente Anwendungskompetenz in Windows 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel (Zertifizierung, z. B. ECDL advanced von Vorteil)
* Hervorragende sprachliche Ausdrucksweise und sehr gute Rechtschreibkenntnisse in Deutsch
* Ausgeprägte Serviceorientierung und freundliche, wertschätzende Kommunikation
* Hohe Eigenverantwortung und Selbstorganisation
* Diskrete und vertrauliche Zusammenarbeit
Angebot
* Eine strukturierte Einarbeitung in diesen verantwortungsvollen, kommunikativen und abwechslungsreichen Aufgabenbereich
* Die Zusammenarbeit mit motivierten und engagierten waff-Expert*innen
* Ein Einstiegsgehalt von EUR 3.553,00 (brutto) für 38,5 Wochenstunden
Überdies bieten wir:
* Attraktives Gehaltsschema
* Gleitzeit ohne Kernzeit
* Homeoffice und mobiles Arbeiten
* Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und waff-Weiterbildungsangebote
* Betriebliche Gesundheitsförderung
* Zukunftssicherung
* Work-Life-Balance
Wir freuen uns auf das persönliche Kennenlernen. Bitte übermitteln Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben und Lebenslauf online oder via E-Mail an unsere Recruiterin Claudia Massera (office@polansky-personal.com), die im Auftrag des waff den Bewerbungsprozess betreut.
Gehaltsangabe
Bei dem angegebenen Gehalt handelt es sich um ein Brutto-Monatsgehalt.
3.553,00€
Mindestgehalt
Unser Mindestgehalt: 3.553,00€
In deiner Geldbörse landen mindestens (netto):
Ein Tipp: Gehe das Stelleninserat nochmals durch, um nichts Wichtiges zu übersehen.
