How to: Onboarding

Damit sowohl der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin als auch der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin mit positiven Gefühlen und voller Tatendrang in die gemeinsame Zusammenarbeiten starten können, ist ein guter und reibungsloser Onboarding-Prozess von großer Bedeutung. Und darum erklären wir heute how to: Onboarding!

Was versteht man eigentlich unter Onboarding?

Unter Onboarding versteht man den Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter:innen in das Unternehmen. Der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin soll innerhalb des Prozess so schnell wie möglich in das Unternehmen integriert werden. Die Onboarding-Phase beträgt im Schnitt drei Monate, kann jedoch auch kürzer oder länger sein da die sie vom 1. Tag bis zur vollständigen Integration ein fließender Prozess ist.

Schritt 1: Preboarding

Zwischen dem Unterzeichnen des Vertrages und dem ersten Arbeitstag können mehrere Wochen liegen. Diese Zeit sollten Sie auf jeden Fall nutzen um alles für den ersten Arbeitstag vorzubereiten. Wichtig ist auch in der Zeit im Kontakt mit dem neuen Mitarbeiter oder der neuen Mitarbeiterin zu bleiben. So können Sie ihm oder ihr zum Beispiel einen Zeitplan für die Onboarding Phase und wichtige Informationen über das Unternehmen und die Arbeitsabläufe schicken. Informieren Sie sich auch im vorhinein was die gewünschten Arbeitszeiten des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin sind. Besonders wenn das Unternehmen etwas größer ist, können Sie der neuen Person einen Paten oder eine Patin aus der Abteilung zuordnen. Um eine abteilungsübergreifende Kommunikation zu fördern, kann es auch sinnvoll sein einen Paten aus einer anderen Abteilung zu nehmen. Bei einem Paten handelt es sich um eine Ansprech-, und Bezugsperson wobei es sich dabei nicht um den Vorgesetzten oder die Vorgesetzte handelt.

Schritt 2: Der erste Arbeitstag

Am ersten Tag sollten Sie dem neuen Mitarbeiter oder der neuen Mitarbeiterin das Office zeigen und den Kolleg:innen vorstellen. Dabei sollte sich die neue Person so willkommen wie möglich fühlen. Bauen Sie zwischen drin eine Kaffeepause ein, richten Sie den neuen Arbeitsplatz schön her oder stellen Sie ein kleines Willkommenspaket zusammen. Die restlichen notwendigen Arbeitsmittel wie z.B. Laptop, Passwörter, Werkzeuge etc. sollten Sie ebenso bereitstellen damit alles reibungslos abläuft. Des weiteren können Arbeitsabläufe und Tätigkeiten erklärt werden sowie einen ersten Einblick in die Unternehmenskultur gewährt werden. Was sind die Ziele, Werte und Visionen der Firma?

Schritt 3: Ziele und Erwartungen kommunizieren

Damit der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin sich darauf einstellen kann, was in den nächsten Wochen und Monate auf ihn oder sie zukommt, kann man einen Plan für die ersten drei Monate erstellen. So können auch Sie selber die Fortschritte erkennen und gegebenenfalls die Aufgaben anpassen. Wichtig ist es, dass die Aufgaben und der Bereich in der die Person arbeitet genau definiert werden. Mit zu vielen Informationen gleichzeitig sollten Sie die neue Person aber nicht überladen. Die Balance zwischen überfordern und unterfordern kann manchmal schwer zu koordinieren sein. Aus dem Grund ist die Kommunikation untereinander und das gegenseitige Feedback geben ein wichtiger Bestandteil im Onboarding Prozess.

Schritt 4: Integration

Die Dauer der Integration des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Es kann einige Zeit dauern bis sich eine neue Person wohl und zugehörig fühlt aber auch total schnell gehen. Um die Integration so schnell wie möglich und einfacher zu erreichen, können Teambildende Aufgaben gestellt werden, Teamevents und Workshops veranstaltet werden und Feedback Gespräche geführt werden.

Dont’s im Onboarding Prozess

Damit sich der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin so wohl wie möglich fühlt, ist ein professionelles und organisiertes Auftreten wichtig. Wenn alles gut geplant ist, fühlt sich die neue Person auch mehr wertgeschätzt. Darüber hinaus sollten Sie eine Funkstille vermeiden. Seien Sie stehts kontaktierbar und für Fragen offen. Ebenso sollten Sie die Erwartungen an den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin nicht zu ungenau formulieren. Nur durch genaue Zielsetzung kann die neue Person auch das Leisten was erwartet wird.

Fazit

Die persönliche, gut organisierte und aktive Betreuung des Onboarding Prozesses ist wichtig für Entwicklung und Integration des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin. Mit Hilfe eines gut organisierten Prozesses geben Sie der Person ein sicheres Gefühl, wodurch diese in dem neuen Arbeitsumfeld besser und gelassener arbeiten kann. Eine aktive Kommunikation untereinander schafft Raum für Feedback und gibt allen Parteien die Chance sich zu verbessern und zu lernen.

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